Politique de confidentialité

FAWD SRL (ci-après « nous ») édite et exploite Convive, un service en ligne permettant de créer un espace partagé pour un événement : mariage ou fête, séminaire, team building ou afterwork d’entreprise, soirée, festival ou rassemblement. L’espace propose notamment une galerie, un photobooth, des messages (livre d’or, avis ou mots), un planning, un écran live et un flyer QR. Le service est accessible sur https://convive.be (le « Site » et le « Service »), et, le cas échéant, via une application mobile facultative.

Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pour quelles finalités, pendant combien de temps, qui en est responsable, et quels sont vos droits. Elle s’applique aux organisateurs (particuliers, associations ou sociétés) et aux personnes qui accèdent à un espace (invités, participants, public).

FAWD SRL, responsable du traitement pour : les comptes organisateur, l’authentification, le paiement (métadonnées, hors données de carte), les e-mails liés au service, les cookies du Site et le support. Coordonnées : FAWD SRL, société à responsabilité limitée, TVA BE 1024.190.435, Belgique — hello@convive.be.

L’organisateur, responsable du traitement pour les données des personnes qui utilisent son espace : photos, vidéos, prénom facultatif, légendes, messages écrits ou vocaux, et toute information qu’il renseigne (noms, titre, date, lieu, planning, logo). C’est lui qui décide d’ouvrir l’espace, d’y inviter des personnes, de rendre le mur de messages public ou privé, et d’afficher les contenus (galerie, live, recueil).

FAWD SRL, sous-traitant (article 28 du RGPD) pour l’hébergement, l’affichage et la conservation technique de ces contenus d’espace, pour le compte de l’organisateur et selon ses instructions (réglages de l’espace, modération, suppression). Nous n’utilisons pas ces contenus pour de la publicité, du profilage commercial ou de la revente. Une société organisatrice peut demander un accord de sous-traitance (DPA) à hello@convive.be.

Lorsqu’une société, une ASBL ou tout autre professionnel crée un espace (séminaire, team building, afterwork, lancement, festival organisé, etc.), elle reste responsable du traitement des données de ses collaborateurs, prestataires, clients ou visiteurs. Elle s’engage notamment à :

• informer les personnes (QR, programme, consigne interne) qu’un espace photo / avis existe, à quelles fins, et pendant combien de temps ;
• disposer d’une base légale pour collecter et afficher des images et des voix (intérêt légitime documenté, consentement, ou autre base prévue par le RGPD), et respecter le droit à l’image ;
• ne pas utiliser Convive comme outil de surveillance occulte, de notation individuelle ou de constitution d’un dossier RH à l’insu des personnes ;
• choisir, si les retours doivent rester internes, le mur privé (avis visibles de l’organisateur seulement, pas du public de l’espace) — réglage proposé par défaut pour un séminaire ;
• n’envoyer un logo d’organisation que s’il dispose des droits nécessaires sur ce signe.

FAWD n’est pas l’employeur des participants et n’a pas de relation directe avec eux, hors les droits RGPD qu’ils peuvent exercer auprès de nous (nous relayerons alors vers l’organisateur lorsque c’est lui le responsable).

Nous ne collectons que les données nécessaires au fonctionnement de Convive.

Compte organisateur. Lors de l’inscription : adresse e-mail, mot de passe (hash bcrypt, jamais en clair). Pour chaque espace : type d’usage (fête, entreprise, rassemblement), identité affichée (prénoms, nom d’organisation, titre d’événement), date, message d’accueil, personnalisation (palette, police, cadres photobooth), code d’accès facultatif, visibilité du mur de messages, et, pour un séminaire, un logo d’organisation. Un compte peut porter plusieurs événements ; chaque espace s’active par un paiement distinct.

Paiement. La formule unique (79,99 € TTC, paiement unique) est encaissée par Mollie. Les données de paiement (dont le numéro de carte) sont traitées par Mollie ; Convive ne stocke aucun numéro de carte bancaire. Le paiement peut être effectué par un particulier ou pour le compte d’une société.

Personnes qui accèdent à un espace. Elles n’ont pas de compte Convive. S’il existe un code d’accès, un cookie HTTP-only convive_access_<identifiant> mémorise l’accès pendant 30 jours (web). Elles peuvent déposer des photos et vidéos, un nom facultatif, une légende, ainsi que des messages (texte et vocaux). Aucune donnée d’identité n’est obligatoire pour parcourir l’espace.

Application mobile (facultative). Si une personne installe l’app, un identifiant technique d’appareil et un jeton d’accès (durée 30 jours) sont stockés sur le terminal pour ouvrir l’espace scanné. Les photos, photobooth et messages peuvent être enregistrés hors-ligne sur l’appareil puis envoyés par lots lorsque le réseau revient. Ces contenus suivent les mêmes règles que le web. L’app n’est pas un compte organisateur et n’est pas obligatoire pour utiliser Convive.

E-mails transactionnels. Nous envoyons depuis hello@convive.be uniquement des messages liés au service : oubli de mot de passe, relances d’activation si l’espace n’est pas encore payé, rappels avant l’événement, envoi du recueil souvenir. Un avis interne est aussi envoyé à l’équipe (infra) lors d’un paiement. Pas de newsletter marketing.

Côté FAWD (responsable pour le compte et le Site) :

• fournir le Service (espace, authentification, galerie, photobooth, messages, planning, live, flyer, app) — exécution du contrat avec l’organisateur ;
• encaisser le paiement unique via Mollie — exécution du contrat ;
• mémoriser la session organisateur et, le cas échéant, l’accès protégé par un code — exécution du contrat / intérêt légitime ;
• envoyer les e-mails liés au service — exécution du contrat ;
• répondre aux demandes et exercer les droits RGPD — obligation légale et intérêt légitime ;
• héberger les contenus d’espace pour le compte de l’organisateur — traitement en qualité de sous-traitant.

Côté organisateur : c’est à lui de déterminer et de documenter la base légale applicable aux images et messages de son événement (vie privée familiale, documentation d’un séminaire, communication interne, etc.).

Les souvenirs (médias, messages) restent en ligne pendant trois mois après la date de l’événement. L’espace public se ferme ensuite. L’organisateur peut encore télécharger l’archive ZIP et le recueil depuis son tableau de bord. Au-delà, il lui appartient d’archiver ce dont il a besoin (y compris au titre d’une conservation interne d’entreprise).

Le compte organisateur et les métadonnées de l’espace sont conservés tant que le compte n’est pas supprimé, puis le temps nécessaire aux obligations légales (facturation, preuves). La suppression d’un espace efface en cascade les médias, le planning, les messages, le logo et les objets de stockage associés.

Espaces de démonstration (/demo, julie-et-thomas, anniversaire-lea, seminaire-horizon, festival-echo) : les illustrations affichées sont figées. Aucun envoi visiteur (photo, vidéo, mot, vocal) n’est enregistré.

Nous ne revendons pas les données et ne les utilisons pas pour de la publicité. Elles sont communiquées uniquement :

• à Mollie, pour le paiement (Pays-Bas / EEE) ;
• à l’infrastructure d’hébergement de FAWD SRL, en Belgique ;
• au stockage objet MinIO / S3, pour les photos, vidéos, vocaux et logos.

Les contenus d’un espace sont visibles des autres personnes qui y accèdent (galerie, live, mur de messages), sauf si l’organisateur a choisi un mur privé : les avis ou mots ne sont alors pas affichés aux participants, seulement à l’organisateur. Un lien ou un QR donne accès à l’espace ; il appartient à l’organisateur de le diffuser uniquement aux personnes concernées (équipe, invités, public de la soirée).

L’hébergement et le stockage des médias sont situés en Belgique. Le prestataire de paiement Mollie traite les données de paiement dans l’Espace économique européen, conformément à sa propre politique.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : HTTPS, mots de passe hashés (bcrypt), sessions organisateur via Auth.js (JWT), cookies d’accès HTTP-only, jeton d’app à durée limitée, isolation des données par espace. Les fichiers sont stockés sous des identifiants non devinables. L’organisateur reste responsable de la diffusion de son lien et de son code d’accès.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d’opposition.

Pour les exercer, écrivez à hello@convive.be. Nous répondons dans les délais légaux. Si votre demande concerne un espace (photo, avis, prénom), indiquez si possible le nom de l’événement : nous la relayerons à l’organisateur lorsqu’il est le responsable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (Belgique).

L’organisateur peut, depuis son tableau de bord, modérer ou supprimer les médias et messages de son espace. Les personnes qui souhaitent faire rectifier ou effacer un contenu qu’elles ont déposé peuvent s’adresser à l’organisateur ou à hello@convive.be.

Convive n’utilise pas de cookies publicitaires ni d’outils d’analytics tiers. Les traceurs strictement nécessaires au service sont décrits sur la page Cookies.

Nous pouvons modifier cette politique. La version applicable est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

FAWD SRL
Forme juridique : Société à Responsabilité Limitée
Numéro de TVA : BE 1024.190.435
Pays : Belgique
Email : hello@convive.be
Site : https://convive.be